Главная » Должностная инструкция » Должностная инструкция секретаря — образец

Должностная инструкция секретаря — образец

Должностная инструкция секретаря — образец

Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать.

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Сразу надо отметить, что секретари бывают разные. Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами. В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.

Должностная инструкция секретаря - образецНекоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:

  • занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
  • ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
  • следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
  • передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
  • организовывает переговоры по телефону;
  • в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
  • ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
  • организует прием посетителей и т. д.

В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря - образец

Оформление должностной инструкции секретаря, как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:

  • название учреждения, для которого разработан документ;
  • название документа («Должностная инструкция»);
  • указание даты разработки и составления;
  • номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
  • указание места, где было произведено составление;
  • отметка об утверждении;
  • собственно заголовок и текст инструкции;
  • отметка о том, есть ли приложения;
  • отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).

Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.

Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?

В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к. референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности. Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.

Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.

Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:

  • подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
  • составление докладов по требуемым темам;
  • консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.

Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).

Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.

О admin

x

Check Also

Должностная инструкция руководителя проекта

Должностная инструкция руководителя проекта Должностная инструкция руководителя проекта определяет порядок трудовой деятельности этого сотрудника. О том, какие нюансы нужно учесть при составлении его должностной инструкции, чем он занимается и каков ...

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностная инструкция руководителя отдела продаж Должностная инструкция руководителя отдела продаж — один из самых серьезных документов организации. О том, как и кто ее должен разрабатывать, что можно взять за основу, ...

Должностная инструкция руководителя направления

Должностная инструкция руководителя направления Руководитель направления — должностная инструкция очерчивает круг полномочий и обязанностей специалиста этого профиля для выполнения определенных задач, а также содержит квалификационные требования, которым ему необходимо соответствовать. ...

Должностная инструкция разнорабочего — образец

Должностная инструкция разнорабочего — образец Должностная инструкция разнорабочего примечательна тем, что может сочетать в себе элементы должностных инструкций работников разных рабочих специальностей (грузчиков, уборщиков, строителей и т. д.). С тем, ...

Должностная инструкция рабочего по комплексному обслуживанию здания

Должностная инструкция рабочего по комплексному обслуживанию здания Должностная инструкция рабочего по комплексному обслуживанию здания призвана закрепить права и обязанности этого сотрудника, а также донести до него информацию о возможности быть ...

Должностная инструкция психолога — образец

Должностная инструкция психолога — образец Должностная инструкция психолога разрабатывается с учетом сферы его профессиональной занятости. Такие специалисты могут работать как в медицинских и учебных заведениях, так и в иных организациях, ...

Должностная инструкция производителя работ в строительстве

Должностная инструкция производителя работ в строительстве Должностная инструкция производителя работ в строительстве (прораба) описывает, какие ему надлежит выполнять обязанности и какими правами для этого он наделяется. Далее в статье будет ...

Должностная инструкция продавца продовольственных товаров

Должностная инструкция продавца продовольственных товаров Должностная инструкция продавца продовольственных товаров – необходимый в трудовых отношениях документ, позволяющий обозначить основные требования к сотрудникам этой профессии и определить круг их должностных обязанностей. ...

Должностная инструкция программиста — образец

Должностная инструкция программиста — образец Должностная инструкция программиста определяет права, обязанности и рамки ответственности сотрудника, занимающего эту должность. Об особенностях и разновидностях должностных инструкций программистов пойдет речь в статье далее. ...

Должностная инструкция преподавателя

Должностная инструкция преподавателя Должностная инструкция преподавателя сообщает о том, какие обязанности и права есть у педагогического работника и каким требованиям он должен соответствовать. В статье будет рассказано, какой может быть ...

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя Должностная инструкция помощника руководителя составляется в тех компаниях, где есть такая штатная единица. Вопросы составления и необходимости должностной инструкции помощника руководителя обсудим в нашей статье. Когда ...

Должностная инструкция помощника повара — образец

Должностная инструкция помощника повара — образец Должностная инструкция помощника повара используется не во всех организациях, где работают повара. Как правило, потребность в должности помощника и, соответственно, инструкции для него возникает ...

Должностная инструкция помощника косметолога

Должностная инструкция помощника косметолога Должностная инструкция помощника косметолога составляется для того, чтобы сотрудник, занимающий эту должность, точно знал, что он должен делать и какими правами обладает. О том, что может ...

Должностная инструкция помощника воспитателя детского сада

Должностная инструкция помощника воспитателя детского сада Должностная инструкция помощника воспитателя детского сада 2015 – это документ, в котором описываются права, обязанности и профессиональные требования, предъявляемые к работникам на этой должности. ...

Должностная инструкция подсобного рабочего

Должностная инструкция подсобного рабочего Должностная инструкция подсобного рабочего разрабатывается сотрудником отдела кадров либо лицом, отвечающим за охрану труда. Документ должен быть утвержден руководителем организации после согласования его с непосредственным начальником ...

Должностная инструкция повара школьной столовой

Должностная инструкция повара школьной столовой Должностная инструкция повара школьной столовой, равно как инструкция повара ДОУ (дошкольного образовательного учреждения), имеет некоторые особенности, отличающие ее от подобных документов, составленных для поваров других ...

Должностная инструкция повара — образец

Должностная инструкция повара — образец Должностная инструкция повара составляется в зависимости от величины компании, в которой он трудится, и круга возложенных на него обязанностей: одно дело, когда речь идет о ...

Должностная инструкция плотника

Должностная инструкция плотника Должностная инструкция плотника — документ, в котором описываются права, обязанности и квалификационные требования к человеку, занимающему эту должность. Разберемся, что собой представляет такая инструкция Где фиксируются должностные ...

Должностная инструкция педагога-психолога — образец

Должностная инструкция педагога-психолога — образец Должностная инструкция педагога-психолога — это документ, раскрывающий обязанности, квалификационные требования и другую необходимую информацию, которая описывает служебное положение данного специалиста в организации. Разберемся, как составляется ...

Должностная инструкция педагога-организатора — образец

Должностная инструкция педагога-организатора — образец Должностная инструкция педагога-организатора описывает обязанности, которые возложены в школе на этого специалиста, а также предъявляемые к нему требования. Такой документ составляется сейчас практически в каждом ...

Должностная инструкция педагога дополнительного образования

Должностная инструкция педагога дополнительного образования Должностная инструкция педагога дополнительного образования служит для закрепления объема прав и обязанностей, которые получает данный педагог при трудоустройстве. О том, что должно быть отображено в ...

Рейтинг@Mail.ru